Software Gratis : Sistem DataBase dan Penomoran Surat

Kali ini saya bukan hanya akan berbagi artikel tentang Pentingnya penomoran sebuah surat resmi, akan tetapi juga akan membagikan software gratis Aplikasi Database dan Penomoran Surat yang bisa didownload di bagian bawah artikel ini.

Pentingnya Sistem Penomoran Surat

Nomor surat adalah salah satu bagian yang fungsinya sangatlah penting dalam sebuah surat resmi. Bagian ini tidak boleh dibuat sembarangan karena masing-masing karakter dalam nomor surat resmi memiliki makna dan arti. Karena itulah penulisan nomor surat ini tidak boleh asal dan sembarangan. Supaya tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan nomor dan agar fungsinya tercapai maka alangkah baiknya jika kita mempelajari lebih dalam tentang sistem penomoran surat.

Jika anda selalu berurusan dengan surat menyurat, apalagi anda adalah bagian yang bertanggung jawab dalam mengurus surat menyurat, maka anda harus memahami benar bagaimana tata cara penulisan nomor surat agar semua surat yang ada bisa lebih tertib, teratur dan rapih. Jangan sampai, saat membuat surat, anda menggunakan nomor dan kode yang sama untuk surat yang berbeda atau bahkan anda sampai lupa memberikan nomor surat. Di Departemen HRD saja misalnya, tentu banyak sekali jenis surat yang dikeluarkan setiap saat. Ada Surat Penugasan, Surat Peringatan, Surat Mutasi, Surat Keterangan, dll.

Nomor surat berfungsi sebagai indentitas surat, yang membedakan surat satu dengan surat lainnya.

Dengan adanya nomor surat maka dapat diketahui tentang identitas surat tersebut, antara lain;

• surat yang keberapa dibuat
• jenis surat
• siapa yang membuat surat
• bulan apa di buat
• tahun berapa di buat

Setiap institusi atau organisasi berhak membuat sistem / aturan penomoran surat dimana sistem tersebut bebas dilakukan sepanjang tidak keluar dari aturan umum sistem penomoran surat, berupa kode angka / huruf dan singkatan-singkatan. Lebih jelasnya silahkan perhatikan contoh berikut.

Gambar 1 : Contoh Sistem Penomoran Surat

Jika anda perhatikan, dalam penulisan nomor untuk surat resmi maka anda akan mendapatkan paling tidak ada 4 (empat) bagian penting dalam nomor surat misalnya:

1. Nomor urut surat

2. Kode surat

3. Bulan pembuatan surat

4. Tahun pembuatan surat

Masing-masing bagian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting, yaitu berkaitan dengan kearsipan. Agar lebih jelas anda bisa mengikuti penjelasan mengenai Sistem Penomoran Surat Resmi berikut ini. Lihat Gambar 1 di atas!

Nomor : 003/ilmu/HRD/I/18

Coba lihat susunan kode pada nomor surat resmi di atas, tentu ada arti, maksud dan juga tujuannya bukan? Nah, pada nomor di atas masing-masing memiliki arti sendiri yaitu seperti dijelaskan di bawah ini:

Gambar 2 : Keterangan Kode

Dari arti masing-masing bagian nomor tersebut jelas sekali dapat kita lihat berbagai fungsi nomor surat tersebut. Kalau kita lihat dari penjelasan tersebut dapat diketahui bahwa fungsi nomor surat antara lain sebagai berikut:

a. Mempermudah penyimpanan (index)

b. Mempermudah pencarian surat

c. Memudahkan pencatatan baik surat masuk maupun surat keluar

Sistem register dan database penomoran surat.

Selain tahu bagaimana cara membuat sistem penomoran surat, kita juga harus bisa mendokumentasikan nomor-nomor surat tersebut ke dalam daftar register database, baik secara manual maupun dengan menggunakan sistem aplikasi agar tidak terjadi penomoran surat yang ganda sehingga akan membingungkan, juga agar penyusunan dan pencarian dokumen surat akan tertib dan rapih sehingga memudahkan pencarian.

Sesuai judul artikel ini, saya akan membagikan sebuah aplikasi berbasis Microsoft Access 2007 hasil oprekan saya sendiri. Aplikasi ini berfungsi untuk men-Generate nomor surat yang otomatis akan tersimpan dalam DataBase dan sistem penomorannya tidak memungkinan adanya nomor ganda. Selain itu juga hasil nomor tersebut dapat di "Copy-Paste" langsung ke dokumen, dan dapat dicari dalam sistem database.

Silahkan tonton videonya di bawah ini, dan silahkan Subscribe, Like, dan tuliskan alamat emailnya di kolom komentar untuk mendapatkan link downloadnya.