Job Evaluation dan Job Grading

Artikel yang saya bagikan kali ini, masih berhubungan dengan pembahasan Struktur &Skala Upah yang telah saya posting sebelumnya yaitu mengenai Job Grading. Output dari dilakukannya Job Grading ini adalah adanya range salary untuk masing-masing kategori/jenis jabatan dan nantinya akan diterapkan ke dalam Struktur dan Skala Upah.

Sebelum lebih jauh membahas tentang Job Grading, terlebih dahulu kita perlu membahas mengenai landasan dasar dari sistem "Payroll". yang merupakan metode dasar pengupahan.

Dikutip dari milis HR yang saya ikuti, berikut ini adalah sistem pay yang biasa diberlakukan di perusahaan-perusahaan.

Sistem pay ada 3 jenis *) oleh : Retnawati - HRM Club

Pay for Job

Adalah upah yang dibayarkan beradasarkan Job desc yang dimiliki oleh karyawan pada jabatan tertentu (biasanya dibantu dengan system Hay). Dari tiap Jobdesc jabatan kemudian akan dibuat perhitungan Worth Point (atau dikenal Hay Point) untuk menentukan level/groupnya (memakai pihak ketiga untuk mecapai objektivitas) dan biasanya pihak ketiganya lebih sering menggunakan Hay Group. Setelah level didapat kemudian point tersebut digunakan untuk mendapatkan Job Salary nya.

Dari Job salary tersebut akan dibuat Range dari Minimum, Middle dan Maximum (ini yang akhirnya menjadi range dasar salary) sehingga semua karyawan dan jabatan akan memiliki range yang berbeda2 /sama dilihat dari Job Desc dan Point nya. Jadi gaji karyawan dinilai dan didasarkan dari besar/kecilnya Job Description yang pada jabatan yang dipegangnya. Range salary berfungsi untuk membedakan antara karyawan yang baru masuk dengan yang sudah lama dengan yang berprestasi. Sehingga walaupun ada karyawan baru dengan jabatan yang sama dengan karyawan yang lama, gajinya tidak akan sama namun masih dalam ruang lingkup Job Salary dari jabatan tersebut.

Pay for Time

Adalah system upah yang didasarkan masa kerja karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut. Ini mengandung arti bahwa semakin lama karyawan tersebut bekerja maka semakin tinggi gaji yang didapatkan. Sehingga karyawan baru tidak lebih tinggi dari karyawan lama

Pay for Person

Adalah system upah yang didasarkan dari performance karyawan tersebut, sehingga antara yang berprestasi dengan yang tidak, antara yang rajin dan tekun dengan yang tidak, akan ada perbedaan dari gaji.

Umumnya banyak perusahaan memakai hanya salah satu system saja atau mengkombinasikan antara satu system dengan system lainnya sehingga ada perusahaan yang system gajinya menggunakan system pay for Job dengan system pay for person. Kedua system tersebut digabung dan digunakan dan ada juga yang menggabungkan ketiga-tiganya.

Jika kita simpulkan maka metode yang mendekati Job Evaluation dan Job Grading adalah Pay for Job. Sesuai ketentuan Pasal 4 Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 1 Tahun 2017, bahwa penyusunan struktur & skala upah dapat menggunakan tahapan ; 

• analisa jabatan
• evaluasi jabatan
• penentuan struktur dan skala upah

Ada 2(dua) metode job evaluation & job grading yang dikenal di Indonesia yaitu MERCER SYSTEM dan HAY SYSTEM. Dalam artikel ini akan kita batasi hanya membahas khusus mengenai HAY System.

Hay Job Evaluation dibuat berdasarkan tiga faktor; 

1. Know-How. Maksudnya adalah kumpulan pengetahuan, keterampilan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu pekerjaan;

   

   Tabel : Know-How

2. Problem Solving. Artinya, jangka waktu, kompleksitas, tingkat analisis, evaluasi dan inovasi yang diperlukan dalam pekerjaan yang merupakan penerapan know-how;

   

   Tabel : Problem Solving

    
3. Accountability, yakni ruang lingkup pekerjaan dalam mengarahkan sumber daya yang ada dan memberi jawaban dari konsekuensi suatu keputusan dan tindakan.

   

   Tabel : Accountability

Tiga faktor di atas masing-masing dinilai dengan poin tertentu yang terdapat dalam Hay Chart Profile Methode, yang hasilnya berupa Hay Point. Setelah mengetahui skor, kita bisa mengetahui profil suatu pekerjaan dengan cara mengevaluasi kembali skor yang diperoleh. 

Pengevaluasian ini akan memberi gambaran: seberapa besar pekerjaan itu dibanding pekerjaan lain. Jika skor know-how, problem solving dan accountability dianalisis, akan diketahui profil masing-masing pekerjaan. 

Paling penting adalah membandingkan skor yang diperoleh faktor problem solving dan accountability untuk menentukan profil pekerjaan, sekaligus mengevaluasi apakah total skor yang diperoleh sudah benar. 

Perbandingan antara skor problem solving dan skor accountability tidak boleh lebih dari empat langkah range score. Jika lebih dari empat langkah, berarti ada kesalahan dalam job evaluation. 

Profil pekerjaan dinyatakan dengan menggunakan skala sebagai berikut:
P4 P3 P2 P1 L A1 A2 A3 A4 

Misalnya A3, artinya adalah skor accountability tiga langkah melebihi skor problem solving. Atau P2, skor problem solving dua langkah melebihi accountability. Jika kedua skor sama, profilnya adalah L. 

Tingkatan profil menunjukkan karakteristik suatu pekerjaan. Misalnya, bidang penjualan dan produksi. Karena umumnya lebih accountable untuk mencapai hasil akhir secara langsung pada bisnis, profilnya A3 atau A4. 

Pekerjaan supporting seperti keuangan dan personalia akan memiliki profil 'softer', seperti di A1 atau L. 

Adapun pekerjaan di bidang riset yang memerlukan tingkat pemikiran spekulatif lebih tinggi dan jauh dari kegiatan operasional, kemungkinan profilnya adalah L sampai P2, bahkan bisa P4 pada periset di lingkungan akademisi. Menghitung Hay Points

Setelah Tahap-tahapan Job Evaluation dilakukan, selanjutnya membuat Job Grading menggunakan tabel excel seperti ini.

Form Job Grading

Sumber bacaan: 

- Materi Training Job Evaluation & Job Grading oleh Ibu Linawaty

- DocSlide